Entrega de vídeo para agências
Entrega de vídeo para agências é uma entrega que não depende de qual gerente de conta está trabalhando hoje. A mesma página de entrega com o logo da sua agência, as mesmas regras de acesso, a mesma mensagem para o cliente — um padrão definido uma vez para o workspace inteiro. O cliente assiste no navegador e baixa os originais exatos, e sua equipe recebe um email quando a página é aberta.
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Roteiro de entrega
Um padrão que mora nas suas configurações, e não na memória de alguém, nunca sai de férias.
Um projeto por job de cliente. Para um cliente recorrente, clique em Duplicar projeto: o cliente, as notas, a capa e todas as páginas de entrega do mês passado vêm como rascunhos — sem os vídeos, as senhas ou as datas do mês passado.
Só as versões finais, com títulos que o cliente entende, legendas e na ordem certa.
As configurações de download, a exigência de senha, a data de expiração e a mensagem vêm dos padrões de entrega da sua agência. O gerente de conta só digita uma senha nova para este cliente.
Uma mensagem pronta no idioma da página, com a senha enviada separadamente. Sua equipe recebe um email na primeira abertura e a cada download.
Para a equipe
Seu cliente não deveria conseguir descobrir pelo link quem da sua equipe o enviou hoje.
Proprietários e Admins definem o padrão: marca, domínio e padrões de entrega. Editores criam, publicam e despublicam páginas de entrega. Visualizadores veem tudo em modo somente leitura. 3 lugares no Pro, 10 no Studio; clientes não precisam de lugar.
O logo, as cores e a fonte da sua agência aparecem em todas as páginas de entrega e no email com o código de acesso. As novas páginas começam com o layout e as cores padrão.
Entregue a partir do seu próprio endereço, como video.youragency.com, com HTTPS gerenciado por nós. Além de links curtos como /d/client-name — a partir do Pro.
Entrega de vídeo para agências, explicada
Entrega de vídeo para agências é fazer os vídeos finalizados chegarem ao cliente como um processo da agência, e não como um hábito pessoal de cada gerente de conta. Não é “onde os vídeos dos clientes ficam guardados” — essa é a função da hospedagem para agências —, e sim como exatamente eles chegam ao cliente: qual página, que acesso, qual mensagem e o que acontece depois da entrega.
Conheça o Hector. Ele é gerente de conta numa agência de Omaha: 14 pessoas, cinco delas gerentes de conta. O principal cliente dele é uma rede regional de supermercados com contrato mensal fixo: seis vídeos para redes sociais e um spot de TV todo mês.
Em abril, a diretora de marketing da rede recebeu os vídeos de abril três vezes — cada vez de um jeito. Os vídeos para redes vieram num arquivo do WeTransfer enviado pelo Hector. O spot de TV veio numa pasta do Google Drive enviada pelo produtor. A remontagem com o preço novo foi um link do Dropbox de um colega que cobriu o Hector na sexta. Três links, três datas de expiração, e só um deles com senha. A diretora descobriu por email qual versão era a final.
Nenhum desses serviços é ruim. A agência só não tinha um jeito único de entregar.
No VodSpot, isso é um projeto do cliente com uma página de entrega para cada destinatário. A página da equipe de marketing tem todos os vídeos, com os originais para baixar. A página dos gerentes de loja tem os mesmos vídeos, só para assistir. Cada página tem senha e data de expiração próprias, e o logo da agência no cabeçalho em vez do logo de um serviço de compartilhamento de arquivos.
Os clientes não lembram qual gerente de conta enviou. Eles lembram que as suas entregas são sempre iguais.
Os hospitais aprenderam essa lição do jeito mais difícil. Em 2017, a The Joint Commission, organização que acredita hospitais nos Estados Unidos, emitiu um alerta sobre falhas nas passagens de caso (Sentinel Event Alert 58). Um estudo de 2016 citado pela organização estimou que falhas de comunicação tiveram pelo menos alguma participação em 30% de todos os processos por erro médico: 1.744 mortes e US$ 1,7 bilhão em custos com erro médico em cinco anos. Entre as causas listadas estão a falta de procedimentos padronizados, as interrupções e as passagens fora de hora, quando quem entrega e quem recebe não estão em sintonia. O ACGME, o conselho que acredita as residências médicas, descobriu que 69% dos hospitais-escola não tinham nenhum procedimento padrão de passagem de caso.
O conselho da The Joint Commission é curto: “Padronize ferramentas e métodos (por exemplo, formulários, modelos, checklists, protocolos, mnemônicos).”
Um vídeo não é um paciente, e ninguém se machuca. Mas a mecânica do erro é a mesma: a entrega falha não porque as pessoas trabalham mal, mas porque cada uma faz de um jeito. Sexta, seis da tarde, o gerente de conta vai sair mais cedo, e o cliente só vai abrir o link na segunda.
Por isso, o Hector não começou com regras num Google Doc. Começou pelas configurações. O admin da agência definiu os padrões de entrega uma vez: download dos originais ativado, senha obrigatória, expiração em 90 dias, uma mensagem padrão para o cliente e o layout e as cores da agência. Agora toda página nova parte daí, e o gerente de conta só muda o que é específico do cliente. A decisão é tomada uma vez, e não cinco vezes por semana por cinco pessoas diferentes.
Um bom padrão não precisa de um herói na sexta à noite.
Um checklist parece simples demais para funcionar. Dois estudos no New England Journal of Medicine mostraram o contrário.
Em 2009, Alex Haynes e colegas testaram o Checklist de Segurança Cirúrgica da OMS em oito hospitais de oito cidades ao redor do mundo, em países ricos e pobres. Cerca de 3.700 pacientes foram operados antes da introdução do checklist e cerca de 3.900 depois. As mortes caíram de 1,5% para 0,8%, e as complicações, de 11% para 7%. E, em 2006, Peter Pronovost e colegas deram a 103 UTIs, a maioria em Michigan, uma lista de passos que os médicos já conheciam — como lavar as mãos antes de inserir um cateter. Em três meses, a taxa mediana de infecção por cateter caiu de 2,7 por 1.000 cateteres-dia para zero e, um ano e meio depois, a média ainda era mais de cinco vezes menor do que no início: 1,4 em vez de 7,7.
O segredo é que um checklist não ensina nada de novo. Ele garante que um passo que você já conhece não seja pulado sob pressão.
Este é o checklist de entrega de vídeo para agências que o Hector prendeu acima da mesa — e onde cada item fica no VodSpot:
As seções “Test before sending” e “Make the process a template” do artigo sobre fluxo de entrega de vídeo (em inglês) foram escritas para freelancers, mas funcionam igualmente bem para agências.
Um checklist não deixa você mais inteligente. Ele impede que você esqueça o que já sabe.
O momento mais perigoso num hospital é a troca de plantão: o médico vai embora, o paciente fica. Em 2014, Amy Starmer e o I-PASS Study Group publicaram no New England Journal of Medicine os resultados de nove hospitais e 10.740 internações. Os médicos passaram a usar um único sistema de passagem de caso: um só mnemônico para passagens verbais e escritas, mais treinamento. Os erros médicos caíram 23%, e os eventos adversos evitáveis, 30%. E o detalhe principal: as passagens verbais quase não ficaram mais longas — 2,5 minutos por paciente em vez de 2,4.
Uma agência tem suas próprias trocas de plantão: férias, licenças médicas e contas que passam para outro gerente. Em julho, o Hector saiu por duas semanas. Antes, passar o bastão significava um email longo para um colega, com links do WeTransfer pessoal dele e uma nota: “Acho que a senha é a mesma.”
Agora o colega só abre o projeto da rede de supermercados. Todas as páginas de entrega ficam numa faixa: publicadas, rascunhos, expiradas, com aberturas e downloads. O bloco Precisa de atenção no painel sinaliza automaticamente a página que expira em três dias e aquela publicada ontem que ninguém abriu. Os emails de abertura e de download vão para todos da equipe que têm os emails de Atividade do cliente ativados. E, no Studio, o registro de atividades guarda 12 meses de histórico: quem publicou ou despublicou cada página, e quando.
No início de agosto, o Hector usa Duplicar projeto no projeto de julho: páginas com os mesmos títulos, idioma e design já estão esperando como rascunhos. Só falta enviar os vídeos novos, definir senhas novas e publicar.
Uma boa passagem não é mais longa que uma ruim. Ela só é completa.
Os três são ótimas ferramentas para enviar arquivos de uma pessoa para outra. Para uma agência, a pergunta é outra: de quem é o processo?
WeTransfer. O plano gratuito permite “up to 10 transfers (or 3 GB total) in any 30-day rolling window.” Datas de expiração personalizadas, senhas e páginas com sua marca vêm com o Ultimate. Cinco gerentes de conta significam cinco contas, cinco assinaturas e cinco históricos de envio separados.
Dropbox Transfer. Nos planos pessoais, não dá para mudar a expiração: “The expiration for your transfer is 7 days.” Uma expiração personalizada (30 dias por padrão), senhas e um logo vêm com os planos empresariais a partir do Standard.
Google Drive. Um link “Anyone with the link” abre “without signing in”, e as datas de expiração de acesso são “available for work and school accounts” — ou seja, não numa conta pessoal.
Os três têm uma coisa em comum: quem é dono do envio é a pessoa, não a agência. O padrão mora nas configurações de cada gerente de conta, e o cliente recebe um arquivo compactado, uma pasta ou um link de quem por acaso enviou. Para um panorama dos métodos de entrega, veja como enviar arquivos de vídeo grandes (em inglês).
A entrega de vídeo para agências no VodSpot funciona ao contrário. O padrão é o workspace: marca, domínio e padrões de entrega são compartilhados, e cada gerente de conta tem a própria função em vez de um login compartilhado. O cliente assiste no navegador, numa página com o logo da agência, e baixa os originais exatos — até 50 GB por arquivo no Pro e até 100 GB no Studio. A equipe inteira vê o que foi enviado, quem abriu e o que foi baixado.
Pro: US$ 59 por mês ou US$ 590 por ano, com 3 lugares e domínio próprio. Studio: US$ 149 por mês ou US$ 1.490 por ano, com 10 lugares e o registro de atividades. O pagamento anual é o preço de 10 meses por 12: o Studio sai US$ 298 (17%) mais barato do que no pagamento mensal.
O que falta: comentários e aprovações (mantenha sua ferramenta de revisão para isso), um botão “o cliente confirmou o recebimento” (o email de download faz esse papel), download da página em ZIP e uma API pública. Para saber como escolher uma plataforma de entrega, veja nossa seleção das melhores plataformas de entrega de vídeo (em inglês).
Uma ferramenta de transferência envia um arquivo. Uma agência precisa enviar do mesmo jeito todas as vezes.
FAQ
Sem ela, cada gerente de conta entrega de um jeito: serviços, links, datas de expiração e nomes de arquivo diferentes. A entrega de vídeo para agências numa plataforma só dá aos clientes sempre a mesma página com sua marca, e dá à agência um registro de cada entrega: o que foi enviado, para quem, quem abriu e o que foi baixado.
Não. O VodSpot cuida da entrega final, não das revisões: não há comentários com timecode nem botão de aprovação. Faça as revisões na sua ferramenta de sempre e entregue as versões finalizadas numa página do VodSpot.
Sim, no Pro e no Studio: as páginas de entrega abrem no seu próprio endereço, como video.youragency.com. Saiba mais na página hospedagem de vídeo white-label.
Não há uma biblioteca de modelos separada — seu padrão é montado com três recursos. Os padrões de entrega preenchem downloads, exigência de senha, data de expiração, mensagem e design em cada página nova. Duplicar projeto leva as páginas existentes de um cliente como rascunhos. Copiar esta página copia uma página dentro do projeto, com os vídeos. As senhas nunca são copiadas.
Só precisam de lugar as pessoas que enviam e entregam: gerentes de conta, produtores e editores. O Pro tem 3 lugares, o Studio tem 10. Os clientes não ocupam lugar: eles abrem a página com uma senha ou um código enviado por email.
Não. O cliente abre o link, digita a senha ou o código do email e começa a assistir na hora — no celular, no tablet ou no notebook, sem precisar de aplicativo.
Sua equipe recebe um email na primeira vez que o cliente abre a página e a cada download. Se uma página foi publicada há mais de 24 horas e ninguém a abriu, ela aparece automaticamente em Precisa de atenção no painel. Não há um botão “Confirmar recebimento” — o email de download é a sua confirmação.
Nada se perde: as páginas de entrega ficam num projeto do workspace, não na conta pessoal do gerente de conta. Um colega abre o projeto, vê o status, as aberturas e os downloads de cada página e pode prorrogar a data de expiração ou despublicar a página.
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